Zeiterfassung – Systeme, Software, Lösungen & Gesetzliche Bestimmungen in Österreich

Mit der letzten Änderung des Arbeitszeitgesetzes (AZG) in 2015 wurden zugleich einige wichtige Änderungen hinsichtlich der Zeiterfassung in österreichischen Betrieben beschlossen. Trotz einiger Erleichterungen bleibt die Arbeitszeiterfassung in den Unternehmen nach wie vor ein sensibles und viel diskutiertes Thema bei Arbeitgebern und Beschäftigten.

Insbesondere die oftmals vereinbarten „All In“ Arbeitsverträge, mit denen die durchschnittlich anfallenden Überstunden bereits abgegolten sind, bieten häufig Anlass für Streit zwischen den Beteiligten.

Auf der einen Seite ist den Arbeitgebern daran gelegen, auf anstehende Projekte und flexibel zu reagieren zu können, was auch bedeutet, dass Arbeitnehmer bei kurzfristig hereinkommenden Aufträgen Überstunden leisten. Auf der anderen Seite steht das Recht der Arbeitnehmer auf eine faire Vergütung, die durch per Vertrag mit abgegoltenen Überstunden dürfen per Gesetz nicht dazu führen, dass die Überstunden zu einer Bezahlung unter dem zumeist kollektivvertraglichen geregelten Mindestlohn sinkt.

Ebenso sind nach dem Arbeitsruhegesetz (ARG) bestimmte Pausen und Ruhezeiten einzuhalten. Eine immer wiederkehrende strittige Frage ist daher wie viele Überstunden mit dem Arbeitsvertrag bereits als abgegolten sind und wann geleistete Überstunden darüber hinaus zusätzlich zu vergüten sind.

Um einen fairen Ausgleich zwischen den Parteien zu schaffen und Streit zu vermeiden, kommt es also darauf an, dass die Arbeitszeiten korrekt erfasst werden. Das bedeutet insbesondere, dass zur Zeiterfassung ein für die jeweilige Branche oder den speziellen Arbeitsplatz geeignetes System bzw. eine geeignete Software eingesetzt wird.

Das System zur Zeiterfassung muss dabei nicht nur den Beginn und das Ende der Arbeitszeit, sondern auch die Pausenzeiten korrekt erfassen. Ebenso wichtig ist es, dass die Zeiterfassung für alle Beteiligten hinreichend transparent und nachvollziehbar ist.

Was sind die Anforderungen an ein geeignetes Zeiterfassungssystem?

Viele moderne Arbeitsplätze und Arbeitszeitvereinbarungen sehen heutzutage vor, dass Arbeitnehmer zur Vereinbarung von beruflichem und privatem, hier sei an erster Stelle die Kinderbetreuung gemeint, in bestimmten Grenzen ihre Arbeitszeit frei einteilen können.

Hinzu kommen Arbeitsplätze, etwa die von Außendienstlern oder Teleheimarbeitern, die nur schwer mit einer im Betrieb vorhandenen Stechuhr erfasst werden können, da zum Beispiel Pausen schwer kontrollierbar sind.

Andere Arbeitsplätze, beispielweise wenn ein Zwei oder Drei-Schicht-System zur Anwendung kommt, sehen dagegen vorwiegend fixe Arbeitszeitvereinbarungen vor. Dazu kommt, dass in Schichtsystemen üblicherweise auch Nacht-, Wochenend- und Sonntagsarbeit oft unerlässlich ist und gesetzlich vorgeschrieben unterschiedlich vergütet werden muss. Beispiele hierfür sind etwa bei Verkehrs-, Krankenhaus- oder Pflegebetriebe.

Welche gesetzlichen Regelungen bestehen?

Maßgeblich dafür, ob und wie ein Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen muss, ist das Arbeitszeitgesetz (AZG) und das Arbeitsruhegesetz (ARG). Sofern keine explizite Ausnahme vom Gesetz her vorgesehen ist, sind Arbeitgeber in Österreich nach dem AZG verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen.

Bei Verstössen dagegen oder unvollständigen bzw. fehlerhaften Arbeitszeitaufzeichnungen, drohen dem Arbeitgeber empfindliche Sanktionen. Je nach Schwere des Verstosses können so Geldstrafen zwischen 20 und 3.600 Euro je Arbeitnehmer verhängt werden. Arbeitnehmer können zum Beispiel auch wenn sie bereits aus dem Betrieb ausgeschieden sind, vom Gesetz her bis zu 6 Monate Ansprüche gegenüber den Arbeitgeber geltend machen.

Bei einer fehlerhaften Zeiterfassung kann es zudem zu Verstößen gegen das Lohn- und Sozialdumping-Gesetz kommen, ohne dies beabsichtigt zu haben. Gerade in Fällen, in denen viele Überstunden abgeleistet werden müssen, kann es obwohl pauschalisierte Vereinbarungen mit den Mitarbeitern vorliegen sein, dass die Überstunden über die als allgemein durchschnittlich anerkannten hinausgehen.

Dann müssen die darüber hinaus gehenden Überstunden separat abgegolten werden und entsprechend zusätzliche Beiträge zur Sozialversicherung abgeführt werden. Wird dies nicht berücksichtigt kann dies einerseits dazu führen, dass der gezahlte Lohn pro Arbeitsstunde unter den kollektivertraglichen oder in der Branche üblichen Mindestlohn fällt und andererseits bei entsprechender Auslegung rückständige Beiträge zur Sozialversicherung auflaufen. Beides ist ebenso mit empfindlichen Strafen für den Arbeitgeber bedroht.

Ausgenommen von der Aufzeichnungspflicht nach dem AZG bzw. ARG sind zum Beispiel Ein-Mann- Unternehmen und leitende Angestellte. Für bestimmte Arbeitnehmer wie Angestellte von Gebietskörperschaften, Lehrer, Erziehungskräfte gelten dagegen Sondergesetze hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung.

Im Gesetz wird zudem genau bestimmt was zur Tages-, Nacht-, Wochen oder Wochenendarbeitszeit gehört und die jeweils notwendigen Pausen und Ruhezeiten, abhängig von der Arbeitszeit geregelt.

Vorgeschrieben ist ferner, dass die Ist-Arbeitszeit nach Kalendertagen und Uhrzeit sowie der jeweilige Beginn und das Ende der Ruhepausen aufgezeichnet werden. Das gilt unabhängig davon, ob es sich um sogenannte „All In“ Arbeitsverhältnisse, mit einer pauschalierten Abgeltung von durchschnittlich üblichen Überstunden handelt oder um Arbeitsverhältnisse mit einer sogenannten „Vertrauensarbeitszeit“.

Welche Vorteile kann man aus der Zeiterfassung ziehen?

Wichtig: Klare Regelungen
Wichtig: Klare Regelungen

Neben der gesetzlichen Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung und einigem zu betreibenden Aufwand bietet eine korrekte Zeiterfassung auch zahlreiche Vorteile.

Mit einer detaillierten Arbeitszeiterfassung wird eine für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen notwendige Transparenz geschaffen. Die korrekte Zeiterfassung bildet ebenso die Grundlage für den Arbeitsnachweis und die korrekte Bezahlungen der in einem Monat geleisteten Arbeit, inklusive eventueller Überstunden, aber auch unter Berücksichtigung der genommenen Pausenzeiten.

Viele Zeiterfassungssysteme ermöglichen zudem die einzelnen Arbeitsstunden auf unterschiedliche bearbeitete Projekte zu buchen. So kann projektkonkret erfasst und dokumentiert werden, wie viele Arbeitsstunden von verschiedenen Mitarbeitern für ein Projekt erforderlich waren.

Neben einer gewissen Kontrolle darüber, welcher Mitarbeiter inwieweit am Projekt mitgearbeitet hat, können darüber hinaus wichtige Informationen für die Preiskalkulation und Verhandlungen mit Kunden gewonnen werden.

Denn nur wenn man genau weiss, wieviel Zeit wirklich auf ein Projekt verwandt wird, kann man entsprechend kostendeckende Preise kalkulieren. Dabei lohnt es sich für Arbeitgeber auch die eigene Zeit mit zu erfassen, obwohl sie als sogenannte leitende Angestellte nicht dazu verpflichtet sind. Wichtige Fragen, wie was leiste ich oder der Mitarbeiter am Tag, in einer Woche oder einem Monat können so analysiert werden. So bieten sich mit dem richtigen Zeiterfassungssystem und einer geeigneten Auswertungssoftware auch Möglichkeiten bestimmte Projektabläufe zu optimieren.

Im Außendienst müssen zudem für Lenker Fahrtenbücher geführt werden und endsprechende Auswertungen per Gesetz mindestens für 6 Monate und bei bestimmten Berufsgruppen sogar für 24 Monate aufbewahrt werden. Mobile Zeiterfassungssysteme, die die entsprechende Daten online übertragen, können in diesen Fällen einen wichtigen Beitrag zur Vereinfachung des Verwaltungsaufwands sowie zur Optimierung der Arbeitsabläufe beitragen.

Welche Software ist die richtige?

Einige Arbeitgeber gerade in kleinen Betrieben sind davon überzeugt, die Arbeitszeiterfassung mit einer eigenen Excel-Tabelle erledigen zu können.
Dies ist zwar möglich, macht aber einen recht großen Aufwand. Zudem besteht eine gewisse Gefahr dass sich Fehler einschleichen. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte lieber zu einer ausgefeilten Lösung von einem Software-Hersteller greifen.

Wer dennoch auf eine Excel-Lösung besteht, kann auf zahlreiche im Netz vorhande Vorlagen zurückgreifen. Ab einer gewissen Unternehmensgröße bzw. Mitarbeiterzahl wird jedoch dazu geraten, zu einem professionelles System der Zeiterfassung mit umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten und gleichzeitiger Gehalts- bzw. Lohnkalkulation überzugehen.

Zur Zeiterfassung existieren zahlreiche bezahlpflichtige und kostenlose Software-Programme sowie stationäre und mobile Zeiterfassungsterminals.

Mit mobilen Zeiterfassungsystemen für Fahrzeuge, die beispielsweise für Aussendienstler geeignet sind, lassen sich über einen GPS-Empfänger alle Fahrzeugbewegungen protokollieren, sodass der Status und der Standort für die Disposition ermittelt werden und entsprechnde Arbeitsaufträge effizient erteilt werden können. Daneben bieten Eingabeterminals, zum Beispiel über einen Touchscreen die Möglichkeit, Dienst-und Privatfahrten zu erfassen.

Zusammen mit den GPS-Daten bestehen für den Arbeitgeber umfassende Auswertungs- und Kontrollmöglichkeiten, zum Beispiel wie viel Zeit für die Bearbeitung eines Kunden notwendig ist. Wichtig ist in diesen Fällen allerdings, dass sich der Arbeitnehmer und auch die Betriebsräte mit der Aufzeichnung der Bewegungsdaten einverstanden erklären.

Das Problem hierbei besteht insbesondere in Privatfahrten, denn der Mitarbeiter hat einen Anspruch darauf, dass seine Privatsphäre gewahrt bleibt. Möglich sind hierbei Lösungen, in denen das GPS-Signal nach Feierabend abgeschaltet werden kann. Neben Fahrzeugterminals gibt es natürlich auch Applikationen, die entsprechend auf dem Mitarbeiter-Smartphone installiert werden können.

Mit Programmen und Geräten zur Auftragszeiterfassung können problemlos sämtliche Arbeitszeiten zu Aufträgen, konkreten Projekten und Tätigkeiten oder bestimmten Betriebsbereichen erfasst werden, sodass eine exakte Zuordnung zu Kostenstellen möglich ist. Neben entsprechenden Destop-Programmen gibt es mittlerweile zahlreiche Applikationen mit einer mobilen Datenübertragung, die für Smartphones oder Tablets erhältlich. Daneben gibt es für bestimmte Anwendungszwecke auch Barcodescanner, die Mitarbeiter bei sich tragen können.

Wichtige Anbieter für Professionelle Systeme und Software sind zum Beispiel:

  • Diso AG
  • TopKontor
  • Fink Zeitsysteme
  • Reiner SCT Zeiterfassung

Kostenlose Software-Produkte sind beispielsweise per download erhältlich als Excel-lösungen oder als fertige Programme unter

Dort finden sich unterschiedlichste empfohlenen und getesteten Programme mit entsprechenden Bewertungen für verschiedenste Einsatzbereiche, wie:

  • Activity Report
  • Timemagix
  • spiketime oder
  • schichtplaner-online

Fazit: Die betriebliche Arbeitszeiterfassung stellt ein notwendiges, aber in vielen Fällen auch heikles Thema dar. Einerseits verlangt der Gesetzgeber, von einigen Ausnahmen abgesehen, eine umfassende Zeiterfassung, damit nachvollziehbar ist, ob die Mitarbeiter die vorgeschriebenen Ruhezeiten einhalten und eine entsprechend den Vorschriften angemessene Bezahlung erhalten. Andererseits beklagen nicht wenige eine nahezu lückenlose Überwachung über die Zeiterfassung.

Hierbei kommt es für Arbeitnehmer entscheidend darauf an, ein für alle einheitliches und damit faires Zeiterfassungssystem einzusetzen, dass gleichermaßen für alle Beteiligte auch die notwendige Transparenz mitbringt. Ferner kann durch entsprechende Auswertungstools eine korrekte Lohnberechnung für alle erfolgen und bei Buchung einzelner Arbeitsstunden auf bestimmte Kunden oder Projekte können betriebswirtschaftlich sinnvolle Projekt- und Preiskalkulationen erfolgen.

Hierzu finden sich neben einfachen Zeiterfassungstools, die teilweise als kostenlose Programme im Internet angeboten werden und schon recht viele Features beinhalten auch professionelle Lösungen, die stationäre oder mobile Zeiterfassungsterminals über Smartphone & Co sowie eine umfangreiche Auswertungs-Software beinhalten. Bei bestimmten Systemen lässt sich die Zeiterfassung über einen Zugangschip auch mit der Zugangsüberwachung zum Betrieb und zu einzelnen Betriebsbereichen steuern.

David Reisner

David Reisner

Ich bin 1987 in Graz geboren und ebenfalls in Graz wohnhaft. Seit 2003 beschäftige ich mich mit der Gestaltung von Finanz-Informationsseiten und setze mich tagtäglich mit einem breiten Spektrum an Themen auseinander. Neben Fokus auf Finanzen interessieren mich auch Nachrichten aus den verschiedensten Bereichen wie Kryptowährungen und Aktienkurse sowie die Entwicklung der Wirtschaft in Österreich. Als Betreiber von finanzer.at liegt mein Fokus darauf, Informationen für LeserInnen aufzubereiten und mit aktuellen Vergleichen dabei zu helfen, die besten Produkte und Lösungen zu finden.
Wichtig: Bei Fragen zur Aufbewahrungspflicht in Österreich beraten lassen!
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