Projektmanagement Methoden & Tools – Waterfall, Scrum, Kanban – Vorteile & Nachteile

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Ratgeber Projektmanagement 2020 – klassisch und modern

Projektmanagement ist ein weites Feld, denn Projekte gibt es beinahe überall auf der Welt. Sie können jedoch klar definiert werden.

Das bedeutet, dass es Beschreibungen für Projekte gibt. Im Alltag werden in vielen Firmen Aufgaben als Projekte definiert die streng genommen gar keine sind. Daher ist es essentiell, zunächst eine Definition für das Wort Projekt zu wählen.

Was ist ein Projekt und wodurch werden sie charakterisiert?

  • Projekte werden dadurch gekennzeichnet, dass sie in ihren Bedingungen und Zielen Einmalig sind. Mit dem Projekt wird etwas vollkommen Neues umgesetzt, dass sich von bisherigen Standards differenziert. Projekte werden durch Vorgaben und Planungen charakterisiert.
  • Das bedeutet, dass inhaltliche, zeitliche und auch finanzielle Vorgaben gegeben werden, die im Rahmen der Projektdurchführung einzuhalten sind. Darüber hinaus wird das Projekt gegenüber anderen Vorhaben und Plänen deutlich abgegrenzt.

Welche Aufgabe hat der/die Projektleiter/in?

Als Projektleiter/in ist man für das gesamte Projekt verantwortlich. Das bedeutet, dass man für die Planung und Organisation zuständig ist und gleichzeitig auch dafür verantwortlich ist, dass das Projekt entsprechend durchgeführt wird.

Die Kommunikation nach unten und nach oben im Organigramm zählt ebenfalls zu den Aufgaben und gleichzeitig gilt es, regelmäßig zu reporten, wie es um das Projekt steht. Abweichungen vom Plan, Risiko Analysen und viele andere Details zählen ebenfalls zu den Aufgaben des Projektleiters, bzw. der Projektleiterin.

  • Verantwortlich für den Projekterfolg
  • Zuständig für die Organisation und Kommunikation
  • Verantwortlich für finanzielle Projektthemen
  • Muss das Projekt vor den Steakholdern präsentieren können
  • Muss Risiken, Erfolge und Misserfolge darstellen und erläutern können

Wo können Projekte entstehen und durchgeführt werden?

In nahezu allen Tätigkeitsbereichen können Projekte entstehen und durchgeführt werden. Das bedeutet, dass es z.B. IT-Projekte gibt, Infrastrukturprojekte, Verkehrsprojekte, Bauprojekte, Projekte in der Automobilindustrie und in vielen anderen Branchen.

Das Tätigkeitsfeld der Projektleiter ist sehr umfangreich, häufig wird jedoch eine gewisse Expertise im Fachgebiet vorausgesetzt.

Klassisches Projektmanagement: Das Standardvorgehen im Projekt!

Das klassische Projektmanagement ist der Waterfall Approach (zu Deutsch: Wasserfall Ansatz). Hierbei handelt es sich um einen Projektablauf, der in sequentielle Phasen unterteilt ist und bei dem die einzelnen Phasen aufeinander aufbauen. Vor allem in der IT in der Softwareentwicklung wird dieser Ansatz gefahren.

Der Name des Vorgehens ergibt sich daher, dass die einzelnen Phasen im Projekt in einer Kaskade angeordnet werden.

  • Das Projekt bekommt eine komplette Struktur über die gesamte Laufzeit
  • Meilensteine und Ziele werden von Beginn an definiert
  • Verzug und Änderungen werden fortlaufend getrackt und kommuniziert

Das gesamte Waterfall Projektmanagement gilt als stark strukturiert und sehr kontrolliert. Das bedeutet, dass eine Phase erst abgeschlossen werden muss, bevor die nächste Phase begonnen werden kann. Das gesamte Projekt ist bereits vor Beginn durchgeplant. Somit kann man sehr schnell einen Verzug tracken und feststellen, ob man on track ist und gemäß Zeitplan liefern kann.

Im klassischen Waterfall Projektmanagement werden Meilensteine definiert, die definieren, ob das Ziel erreicht worden ist und ob mit den nächsten Phasen begonnen werden kann.
Der Waterfall Approach grenzt sich deutlich von agilen Projektmanagement Methoden ab, bei denen keine konkrete Zeitplanung von Beginn an besteht.

Grundsätzlich gibt es viele Projektmanager die den Waterfall Ansatz als klassischen Ansatz bezeichnen, der sich deutlich vom modernen Projekt Management differenziert. Dies soll jedoch keine wertende Aussage darstellen. Es gibt viele Projekte, in denen der Waterfall Approach sinnvoll ist und in denen er in jedem Fall mit Mehrwert eingesetzt werden konnte und immer noch eingesetzt wird.

Aktuelle Projektmethoden in der Übersicht

Agiles Projektmanagement – Wegweiser für 2020?

Agiles Projektmanagement ist in aller Munde. Egal ob Kanban, Scrum oder Lean Project Management, die neuen Methoden verbreiten sich schnell und werden gerne angenommen. Ziel ist es, durch ein neues Regelwerk dafür zu sorgen, dass Projekte deutlich flexibler und einfacher durchgeführt werden können. Im agilen Projektmanagement wird dafür gesorgt, dass in jedem Fall andere Standards gesetzt werden, als es beim Waterfall Approach der Fall ist.

Vor allem dadurch, dass sich der Verlauf des Projektes erst während des Projektes selbst entwickelt, entsteht ein wesentlicher Vorteil in der Flexibilität. Während der ersten Projektphase beginnt die Planung der weiteren Phasen und Schritte. Das bedeutet, dass man zunächst mit dem Projekt beginnt und eine grobe Planung der ersten Schritte definiert.

Ein genaues Ende des Projektes wird hierbei nicht definiert. Hinzu kommt, dass bei den agilen Methoden in der Regel auch keine Wege definiert werden, die man gehen muss, um zu einem Ziel zu kommen. Das bedeutet, dass man während des laufenden Projektes den Weg ändern oder anpassen kann.

Projekte nach Scrum durchführen – wie funktioniert das agile Projektmanagement?

Scrum zählt derzeit zu den angesagtesten Projekt Management Methoden überhaupt. Die Idee, die hinter Scrum steckt geht davon aus, dass man mit mehreren kleinen Schritten parallel beginnt. Diese sind jedoch zu vielseitig, um sie in einem Plan darzustellen.

Anforderungen und auch Resultate sind zunächst nicht klar und werden schrittweise im Scrum Prozess erarbeitet. Während der Projektdurchführung werden Sprints definiert, die üblicherweise über 30 Tage laufen. In diesen 30 Tagen sollen Zwischenergebnisse geschaffen werden, die dann bewertet werden und die Basis für den nächsten Sprint darstellen.

  • Product Owner: definiert Ziel und Anforderungen
  • Project Team: organisiert sich selbst und arbeitet an Lösungen in 30 Tage Sprints
  • Scrum Master: Moderiert, führt und beobachtet das Team

Scrum definiert konkrete Rollen und Regeln, die zu beachten sind. Der Product Owner gibt ein Ziel oder eine Vision vor. Gleichzeitig werden die „Must-Have“ Anforderungen genannt und auch priorisiert. Das Team führt das Projekt durch und organisiert sich dabei selbst.

Der so genannte Scrum Master ist der Moderator des Teams. Er sorgt dafür, dass der Scrum Prozess grundsätzlich funktioniert und dass die Arbeit im Team auch Früchte trägt. Es ist also möglich, dass der Scrum Master eingreifen kann, wenn Entwicklungen innerhalb der Sprints nicht funktionieren, oder wenn zum Beispiel das gesamte Projekt nicht in die gewünschte Richtung marschiert.

Zum Regelwerk der Scrum Methodik zählen auch das Product Backlog sowie der Sprint Backlog. Beim Product Backlog handelt es sich um eine Ansammlung von Requirements. Das bedeutet, dass alle Anforderungen, die für das Projekt notwendig sind, in diesem Bereich hinterlegt sind.

Der Product Owner muss den Product Backlog organisieren, bzw. sortieren und entsprechend verwalten. Das bedeutet, dass er auch immer einen Überblick darüber hat, welche Products schon fertig sind und was noch zu tun ist.

  • Der Product Backlog listet alle Requirements auf
  • Der Product Owner pflegt das Product Backlog
  • Das Product Increment ist das Ergebnis eines 30 Tage Sprints

Der Sprint Backlog beinhaltet nur die Anforderungen, die während des aktuellen Sprints relevant sind. Das bedeutet, dass zum Beispiel aus dem Product Backlog bestimmte Anforderungen in einen Sprint Backlog gelegt werden können und diese dann ein einem 30 Tage Sprint bearbeitet werden.

Das so genannte Product Increment ist ein Ziel, dass aus den Sprints hervorgeht. Das bedeutet, dass man alle 30 Tage ein so genanntes Product Increment vorliegen hat und mit diesem Arbeiten kann. In der Regel handelt es sich um ein Increment, dass bereits erste Funktionen hat und genutzt werden kann.

Die Aktivitäten, die fortlaufend im Bereich Scrum gemacht werden müssen, sind zum Beispiel das Sprint Planning. Das bedeutet, dass der nächste Sprint geplant werden muss. Das Ergebnis eines Sprints wird auch als Backlog bezeichnet.

Fakt ist, dass die Teammitglieder bei Scrum sich jeden Tag austauschen. Das bedeutet, dass man jeden Tag ein Meeting über 15 Minuten abhält und in dieser Zeit entsprechend der aktuellen Planungen und den Zwischenstand bespricht.

  • Tägliche Meetings über 15min mit dem Team finden meist am Morgen statt
  • Das Ergebnis eines 30 Tage Sprint wird durch das Team rückblickend analysiert (Review)

Die Sprints werden alle gereviewt. Das bedeutet, dass das Team in jedem Fall regelmäßig in die Sprints schaut und daraus ableiten kann, ob diese erfolgreich gewesen sind und welche kommenden Schritte gemeinsam gegangen werden.

Scrum Projekte werden in unterschiedlichen Bereichen eingesetzt. In der IT und Softwareentwicklung wird immer häufiger auf Scrum gesetzt. Hier gibt es jedoch auch eine große Anzahl an Menschen, die nach wie vor mit dem Waterfall Ansatz arbeiten, da dieser ebenfalls viele Vorteile mit sich bringt und als Standard gilt.

Agile Projekte nach Kanban – die Alternative zu Scrum?

Nicht nur Scrum, sondern auch Kanban zählt zu den Möglichkeiten, wie Projekte in der modernen Welt digital und vielseitig durchgeführt werden können. Kanban ist weltweit verbreitet und gilt als sehr erfolgreiche Projektmanagement Methode. Dabei ist das Kernelement das so genannte Kanban Board.

Dieses wird in drei Spalten gegliedert, in welcher die einzelnen Aktivitäten gemäß Status einsortiert werden.

Die Spalte To Do definiert alle Aufgaben, die geplant worden sind, aber noch nicht angegangen worden sind. Bei der Spalte In Progress werden Aufgaben aufgelistet, die bereits geplant worden sind, sich auch schon in der Bearbeitung befinden, jedoch noch nicht abgeschlossen worden sind.

  • Die abgeschlossenen Aufgaben des Projektes befinden sich im Bereich Done und sind fertig.
  • Die einzelnen Spalten können individuell angepasst werden. Es besteht auch die Möglichkeit, dass man im Kanban Board komplett andere Spalten definiert und mit anderen Titeln bestückt.
  • Somit ist es möglich, dass man in der Produktion z.B. Tätigkeiten plant und steuert.

Fakt ist, dass man mit Kanban sehr schnell einen Überblick über die Aufgaben bekommen kann. Das Kanban Board zeigt äußerst transparent, wie es um das Projekt steht. In welchem Detailgrad die Informationen in das Kanban Board eingepflegt werden, muss jeder selbst definieren. Es ist durchaus möglich, dass im Kanban Board alles auf High Level Niveau eingepflegt wird, oder z.B. bei kleineren Projekten auch viele Details eingearbeitet werden können.

  • Kanban gilt als besonders transparent und einfach zu gestalten
  • Kanban benötigt deutlich weniger Ressourcen, als andere Projektverwaltungen
  • Die Kanban Methodik kann flexibel auf mehrere Projektumfelder angepasst werden

Historie zur Kanban Methodik

Die Kanban Methode kommt aus Japan und wurde in den 1950er Jahren von Taiichi Ohno entwickelt. Dieser war Ingenieur bei der Marke Toyota und suchte eine Lösung, wie er Engpässe in der Produktion vermeiden kann und gleichzeitig dafür sorgen kann, dass eine kürzere Laufzeit erreicht werden konnte.

Fakt ist, dass er das Kanban System kennenlernte, welches eigentlich für Supermärkte verwendet worden ist, damit der Vorrat von Waren immer konstant gewährleistet werden kann. Die Nachbestellung von Waren oder Rohstoffen kann dann initiiert werden, wenn ein Vorrat zu Ende geht, oder wenn eine kritische Menge unterschritten wird.

Fakt ist, dass die Regeln, die dem Kanban System entsprechen im Jahre 2007 auf die Softwareentwicklung übertragen wurden. Die Teams im Projekt haben die Möglichkeit, weitgehend selbstständig zu arbeiten und dafür zu sorgen, dass sie ihre Aufgaben selbst aus dem so genannten Backlog entnehmen.

Die sorgt dafür, dass Projekte deutlich agiler und flexibler gestaltet werden können, als es in der Vergangenheit der Fall gewesen ist. Die Effizient kann somit sehr viel stärker erhöht werden.

  • Kanban wurde in den 1950er Jahren bei Toyota eingeführt
  • 2007 wurde Kanban auf die moderne Software Entwicklung übertragen

Zu den wesentlichen Vorteilen von Kanban zählt, dass der Aufwand für die Organisation deutlich geringer ist und dafür die Geschwindigkeit der Bearbeitung deutlich steigen kann. Es besteht die Möglichkeit, dass durch Kanban mehr Flexibilität gewonnen wird.

Ebenso ist anzumerken, dass natürlich Fehlentwicklungen schnell gemerkt werden, wenn mit kurzen Sprints gearbeitet wird. Die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist in der Regel höher, weil sie selbstständig und weniger kontrolliert arbeiten dürfen.

Zu den Risiken bei Kanban zählt, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter natürlich nur dann effizient und zielgerichtet arbeiten können, wenn genügend Ressourcen vorhanden sind und diese auf die Arbeitspakete klar verteilt werden können.

Ferner muss darauf geachtet werden, dass die Arbeitspakete natürlich auch klar voneinander getrennt werden können und es keine inhaltlichen Überschneidungen gibt.

Wie finde ich die richtige Projektmethode für unser Vorhaben?

Wer ein Projekt plant und sich nicht sicher ist, welche Methode die richtige ist, sollte genau überlegen, welche Elemente essentiell sind. Es gibt Projekte, bei denen viele Entwicklungen aufeinander aufbauen.

Klassische Waterfall Projekte sind gefragt, wenn es darum geht, eine starke Form der Kontrolle zu haben. Wenn man davon ausgeht, dass es wenige oder Kaum Fehler im Projekt gibt, ist es möglich, dass man nach Waterfall arbeiten kann.

Gleichzeitig erhält man häufig eine Übersicht über die Kosten, über den Erfolg und die Risiken des Projektes. Der Zeitplan ist bereits von Beginn an straff geplant und es ist möglich, dass man mit dem Projekt in jedem Fall sehr schnell Resultate erzielen kann. Die Meilenstein Trendanalyse und auch die Zeitschiene sorgen dafür, dass ein Verzug im Projekt bereits sehr schnell realisiert werden kann. Der Aufwand bei einem klassischen Waterfall Ansatz ist im direkten Vergleich zu den agilen Projektmethoden deutlich höher.

Beispiele für den Waterfall Ansatz:

  • Die Entwicklung einer klassischen Software
  • Die Entwicklung eines neuen Fahrrads
  • Der Aufbau eines Netzwerkes

Wer sich für eine gut dokumentierte aber wesentliche flexiblere Methode entscheiden möchte, wählt den Scrum Ansatz. Dieser sorgt dafür, dass die Teams wesentlich mehr Flexibilität wahrnehmen können, stellt aber gleichzeitig natürlich auch sicher, dass entsprechend gehandelt und dokumentiert wird.

Die Sprints mit einer Dauer von 30 Tagen sorgen dafür, dass in jedem Fall regelmäßig der Fortschritt im Projekt erkannt werden kann. Auch falsche Entwicklungen fallen schnell auf, wenn man sich für die Scrum Methode entscheidet. Das bedeutet zum einen, dass diese Methode sehr flexibel ist und zum anderen, dass die wesentlichen Qualitätsmerkmale nicht verschwinden, sondern auf jeden Fall beachtet werden.

Beispiele für den Scrum Ansatz:

  • Entwicklung eines neuen Bankenproduktes
  • Entwicklung einer neuen Dienstleistung
  • Moderne Software Entwicklung

Beispiele für den Kanban Ansatz:

  • Die Produktion eines Automobils
  • Die Warenwirtschaft in einem Supermarkt
  • Lagerorganisation in einem Schuhversand

Kanban ist vor allem in der Produktion zu empfehlen. Wer bestimmte Produkte braucht und diese zur Fertigung von einem Gesamtprodukt oder Konstrukt regelmäßig ordern muss, der wird mit Kanban in jedem Fall schnell einen Überblick darüber bekommen, was zum Beispiel gerade da ist und was noch geordert werden muss.

Kanban ist ideal, um eine wunderbare Warenwirtschaft zu vollziehen. Dabei können automatische Prozesse eingestellt werden, wenn zum Beispiel besonders wenige Waren von einer gewissen Klasse oder Sorte vorhanden sind.

Wer mit Kanban arbeiten möchte wird feststellen, dass hier in jedem Fall sehr wenig administrativer Aufwand vorhanden ist. Das bedeutet gleichzeitig jedoch auch, dass man ein sehr hohes Maß an Transparenz wahrnehmen kann. Kanban bietet die Option an, dass sehr schnell und sehr leicht erkannt werden kann, wo der aktuelle Status im Projekt oder in der Ressourcenbeschaffung steht. Wer also die Chance hat, Prozesse soweit herunterzubrechen, dass sie in ein angepasstes Kanban Board passen, könnte damit in jedem Fall einen Vorteil in Sachen Transparenz und erreichen.

Das beste aus Allem? – wie ich Projekte auch gestalten kann!

Es besteht die Möglichkeit, aus den bekannten Projektmethoden wesentliche Vorteile zu nutzen und mit diesen zu arbeiten. Häufig wünschen sich die Stakeholder einen Termin, wann das komplette Projekt fertiggestellt ist. Dies ist jedoch mit Scrum und Kanban weniger vereinbar.

  • Der Waterfall Approach ist im upper Management häufig fest verankert und wird auch entsprechend gelebt. Aus diesem Grund wünscht man sich, dass in jedem Fall ein Zieltermin genannt wird.
    Die detaillierte Planung ist meist nicht mehr gefragt – so wie es bei Scrum üblich ist. Vielfach sollten Teams sich selbst organisieren und selbst Themen vorantreiben.
  • Diese Aspekte der Scrum Methode inklusive der täglichen Telcos und den 30 Tage Sprints sind sehr beliebt geworden. Letztendlich kann durch das Increment festgestellt werden, ob man nach 30 Tagen in die richtige Richtung läuft, oder nicht.
  • Kanban bietet ein Maximum an Übersichtlichkeit. Das Kanban Board zeigt, welche wie weit das Projekt ist und zwar innerhalb von wenigen Sekunden auf einen Blick. Dies kann langfristig interessant und erfolgreich sein und dazu beitragen, dass jederzeit eine gute Übersicht präsentiert werden kann.

Die Methodik soll lediglich eine Hilfestellung sein. Letztendlich werden Projektmanager daran gemessen, wie erfolgreich sie ein Projekt vollziehen. Aus diesem Grund sollte darauf geachtet werden, dass man mit dem besten aus allen Methoden arbeitet, um letztendlich das ideale Projekt abwickeln zu können. Mit welcher Methodik das Projekt im Endeffekt umgesetzt worden ist, interessiert die meisten Menschen eher weniger.

David Reisner

David Reisner

Ich bin 1987 in Graz geboren und ebenfalls in Graz wohnhaft. Seit 2003 beschäftige ich mich mit der Gestaltung von Finanz-Informationsseiten und setze mich tagtäglich mit einem breiten Spektrum an Themen auseinander. Neben Fokus auf Finanzen interessieren mich auch Nachrichten aus den verschiedensten Bereichen wie Kryptowährungen und Aktienkurse sowie die Entwicklung der Wirtschaft in Österreich. Als Betreiber von finanzer.at liegt mein Fokus darauf, Informationen für LeserInnen aufzubereiten und mit aktuellen Vergleichen dabei zu helfen, die besten Produkte und Lösungen zu finden.